엑셀(EXCEL) 유효성 검사로 데이터 입력을 깔끔하게 오류를 줄이자(제한된 값 입력)

목록

1. 목록으로 제한하기

2. 숫자 제한하기(정수, 소수점, 날짜, 시간)

3. 설명 메시지 입력하기

4. 오류 메시지 변경하기

5. 잘못된 데이터 보기

 

엑셀 파일을 여러사람과 공유해서 사용한 적이 있나요?

사람마다 입력하는 것이 다르고 뛰어쓰기나 오타등의 문제로 데이터 정리가 아주 어려워지기도합니다.

입력에 서식을 제한하면 실수를 줄이고 의도된 대로 동작하게 하여 업무 시간을 단축 할 수 있습니다.

원하는 셀을 클릭 혹은 범위를 설정하고 데이터 유효성 검사를 실행합니다.

기능의 위치는 상단의 [매뉴] - [데이터] - [데이터 유효성 검사]에 있습니다.

 

데이터 유효성 검사 실행하기

 

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1. 목록으로 제한하기

 

가장 많이 사용하는 기능으로 특정 목록에 있는 값만 입력하도록 합니다.

"제한 대상"에서 "목록"을 선택하고 "원본"에 원하는 값들의 리스트(목록)의 위치를 입력합니다.

이 원본은 기본적으로 절대참조로 걸리게 되어있습니다.

목록 설정하기

설정된 셀을 클릭하면 오른쪽에 화살표가 생겨있습니다.

리스트를 선택할 수 있고 여기에서 값을 골라 넣도록 합니다.

직접 입력할 수도 있지만 리스트에 들어간 것과 토시하나만 달라도 경고창이 뜨니 선택하는게 편합니다.

 

리스트 생성

 

 

2. 숫자 제한하기(정수, 소수점, 날짜, 시간)

 

유효성 조건을 정수, 소수점, 날짜, 시간을 선택하여 제한할 수 있습니다.

정수로 선택했을 때 소수점을 넣거나, 텍스트를 입력하면 오류메세지를 뜨게 합니다.

다른 서식 역시 마찬가지입니다. 

 

숫자 제한하기

 

제한 방법 역시 범위에 해당되거나 제외하는 것을 포함하여 =, <>, >, <, >=, <=의 논리 연산자를 선택할 수 있습니다.

(논리연산자와 논리함수들)

특정 숫자보다 크거나 작은 수를 제한하거나, 올해 이전의 날짜만 입력가능하게 합니다.

 

 

3. 설명 메시지 입력하기

 

지금 입력된 데이터가 제한조건을 알 수 있게 되면 편리합니다.

제한 조건이 어긋났을 때 뜨는 메시지를 선택할 수 있습니다.

기본적으로 비어있습니다.

 

설명 메시지 출력하기

 

4. 오류 메시지 변경하기

 

기본적으로는 값이 다르면 "이 값은 이 셀에 정의된 데이터 유효성 검사 제한에 부합하지 않습니다."라는 메시지가 뜹니다.

그리고는 값이 입력되지 않고 새로 입력하는 "중지"기능이 실행됩니다.

값이 잘못된 경우에 동작하는 오류 메시지도 설정이 가능합니다.

 

 

스타일은 사용자가 잘못된 데이터를 입력하면 그 후 어떻게 할지 결정하게 합니다.

오류 메시지는 표시할지는 별도로 선택가능합니다.

일단 표시하는 것으로 보고 작성했습니다.

 

• 중지 : 데이터가 잘못 입력되어을 때 메시지를 출력하고 다시입력하게 합니다.
  입력을 원하지 않으면 ESC눌러 입력에서 벗어나야 합니다.

• 경고 : 데이터가 잘못 입력되어을 때 메시지를 출력하지만 값을 그대로 입력할지 변경할지 선택하게 합니다.

• 정보 : 데이터가 잘못 입력되어을 때 메시지를 출력하지만 값을 그대로 입력합니다.

 

 

5. 잘못된 데이터 보기

 

데이터 유효성 검사가 여러개 들어가 있는 경우, 잘못된 값이 입력된 경우를 한번에 볼 수 있습니다.

[매뉴] - [데이터] - [데이터 유효성 검사] - [잘못된 데이터]를 선택합니다.

이렇게 하면 워크시트 내의 데이터 유효성에 어긋난 값을 표시합니다.

이 마킹은 작업을 한 후에 "유효성 표시 지우기"를 통하여 지울 수 있습니다.

 

잘못된 데이터 보기

 

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유효성 검사 기능을 잘 보셨나요. 이 기능은 버릴게 없습니다.

엑셀 파일의 오류를 줄이고 작업이 편리하게 하는 기능으로 엑셀 사용자라면 꼭 한번 공부하길 추천드립니다.