아웃룩(OUTLOOK)에서 메일을 자동으로 정리해주는 "규칙 만들기" 기능을 알아봅시다(편지 폴더별로 정리하기)

편지를 자동으로 PC에 저장해 주는 아웃룩(Microsoft Office OUTLOOK)은 여러가지 이유로 편리하게 사용됩니다.

특히 서버에 용량이 제한이 있는 경우에 언제 필요할 지 모르는 메일 기록을 남기기 위해 사용할 때가 많습니다.

검색, 정렬기능이 좋아도 무작위로 접수되는 메일을 쌓아두기만 하면 나중에 찾기가 어렵습니다.

자동으로 정리를 해주는 "규칙 만들기"에 대해서 알아보겠습니다.

 

 

① 메일을 선택하고 "규칙 만들기" 매뉴로 들어간다.

 

한 개 이상의 메일을 선택해야 사용할 수 있습니다.

매뉴의 위치는 [상단매뉴] - [홈] - [규칙] - [규칙 만들기]에 있습니다.

클릭하여 매뉴창을 활성화 시킵니다.

 

규칙만들기 매뉴

 

 

② 규칙을 선택합니다.

 

일단 "국세청"에서 보낸 메일을 자동으로 "계산서" 폴더로 옮기는 규칙을 만들겠습니다.

"국세청(보낸사람)이 보낸 경우"를 선택하고 "항목을 이동할 폴더"의 체크박스를 클릭합니다.

처음 클릭할 때는 자동으로 폴더 선택창이 뜨지만 아닌 경우에는 오른쪽에 있는 폴더 선택을 클릭해 줄 수도 있습니다.

 

이동할 폴더 지정하기

 

 

③ 확인을 클릭하고 규칙을 만듭니다.

 

확인을 누르면 규칙이 만들어지지만 그렇다해서 지금 "국세청"이 보낸 메일이 "계산서" 폴더로 들어가지는 않습니다.

규칙을 만들 때 보이는 "현재 폴더에 있는 메시지에 이 규칙 지금 실행"의 체크박스를 클릭하면 들어갑니다.

일괄적으로 지금 폴더에 있는 값에서 찾아서 조건을 적용해 줍니다.

 

규칙 만들기

 

 

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④ 규칙 편집하기

 

만드는 건 이 정도면 되지만 잘 만들었는지 확인하고, 편집하는 기능도 보겠습니다.

매뉴의 위치는 [상단매뉴] - [홈] - [규칙] - [규칙 및 알림관리]에 있습니다.

만들기 바로 아래 있으니 찾기는 쉬울 것입니다.

규칙 관리 매뉴

 

 

⑤ 규칙 확인하고 변경하기

 

"규칙 및 알림" 창이 열립니다.

지금은 한개지만 여러개가 표시되고 각 항목을 클릭하면 하단에 설명으로 보여줍니다.

서술형으로 적혀 있지만 이해하기가 쉽습니다.

삭제하거나 복사할 수도 있습니다.

 

규칙 및 알림창

 

 

⑥ 규칙 편집하기

 

"규칙 및 알림" 창에서 편집하고 싶은 항목을 선택하고 "규칙변경"을 클릭합니다.

규칙 마법사가 열리고 지금 규칙이 어떻게 적용되어 있는지 확인할 수 있습니다.

조건을 선택하면 문장이 하나씩 추가 됩니다.

그리고 편집할 수 있는 단어가 파란 밑줄의 글씨로 표시되며 클릭 해서 변경할 수 있습니다.

"다음"을 클릭하면 마치는 창으로 넘어갑니다.

여기서도 "받은 편지"에 있는 메시지에 이 규칙 지금 실행 항목을 체크하면 있는 메일에 한번에 적용할 수 있습니다.

 

 

 

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이 기능을 활용해서 상시 메일을 정리할 수도 있지만, "규칙 지금 실행"을 이용하면 정리에 쓸 수 있습니다.

예를 들어 모든 폴더에 흩어져 있는 메일들을 일단 받은 메일 함으로 전부 옮기고 싶을 때가 있겠죠.

그런 경우에 일괄적으로 한번만 동작할 규칙을 만든 후 실행하고 삭제하면 됩니다.

("받는 사람 또는 참조란에 내 이름이 있는 경우" 받은 편지함으로 일괄 이동)